Osobní produktivita: vyzkoušené a osvědčené tipy, jak na to

V Eppi mám pověst toho, kdo má ve všem systém a pořádek. Organizování a plánování, to je moje :) A na svojí pozici, kdy mám na starosti celý náš marketing, se bez systému ani neobejdu. Holky proto při brainstormingu nad blogovými tématy pro srpen napadlo, jestli bych nechtěla nějaké svoje tipy sepsat do článku a podělit se s ostatními. Některé věci jsou asi nepřenosné a někdo je zkrátka od přírody větší systematik, zatímco jiný je větší kreativec. Věřím ale, že všechno se dá trénovat a vylepšovat a že i ten největší bohém může svoji práci obohatit o trochu racionálna a logiky. A ráda prozradím, v čem částečně spočívá moje tajemství :)

Minimalistický systém, který funguje

Velkým pomocníkem pro mě byla a je knížka Zen a hotovo (v originále Zen to Done), jejímž autorem je americký blogger Leo Babauta. Ten se na svém blogu Zen Habits zaměřuje ve zkratce na to, jak prožít život jednoduše, naplno a spokojeně. Ve zmíněné knížce představuje svůj vlastní systém osobní produktivity vypracovaný na základě osobních zkušeností, ale hlavně zjednodušení jiných systémů, které podle něj sice mohou fungovat, ale jejichž úspěšnost zpravidla ztroskotá na tom, že jsou až příliš komplikované a jen málokdo u nich vydrží.

Mým cílem není v žádném případě převyprávět celý obsah knížky, ale vytáhnout z ní to úplně minimalistické minimum, které se osvědčilo mně osobně, a doplnit konkrétní příklady toho, co sama využívám a co mi nejvíc pomáhá.

Zen a hotovo popisuje desetibodový systém, jehož esencí je svatá čtveřice, která podle mého (nejen) pro začátek bohatě stačí a díky které dostane váš pracovní (i osobní) život základní systém a řád.

Snad každý systém je postaven na vybudování základních návyků a ani v tomto případě to nemůže být jinak. Osvojování návyků v obecné rovině se Leo Babauta věnuje v jedné z úvodních kapitol knihy nebo například i v tomto blogovém článku. Pak už je jen na vás, které body si vyberete a rozhodnete se zavést do praxe.

A nyní už se pojďte postupně seznámit se všemi členy kvarteta.

Shromažďování

Zásadním předpokladem pro úspěch a pro to, abyste na nic nezapomínali a plnili efektivně to, co je třeba, je všechny nápady, informace, instrukce a cokoli, co k vám ze všech stran proudí, zaznamenávat a sbírat na co nejmenším počtu různých míst.

Jak to dělám já? V práci využívám místa tři. Hlavním z nich je e-mail, kam mi chodí všechny zprávy a notifikace z aplikací, které využíváme, a na který odebírám příspěvky ze zajímavých blogů (v dynamickém prostředí online marketingu je potřeba být neustále ve střehu a sledovat, co je nového a s jakými aktualizacemi zase přišel Google nebo Facebook). Když máme nějaký meeting nebo mi někdo něco sdělí jinou než online formou, mám vždy po ruce papírový blok, kam všechno zapisuju. A pokud mi přijde nějaký nápad mimo prostředí kanceláře, zaznamenám si ho do speciální sekce poznámek v mobilu.

Tip: Jsem hodně vizuálně založená a důležité pro mě je to, jak věci vypadají. Všechny e-maily si proto označuju barevnými štítky a třídím si je podle tematických oblastí, které využívám napříč dalšími aplikacemi, o kterých bude řeč za chvilku (konkrétně je to Asana a Toggl). Někdo by snad mohl říct, že jsem štítkovací maniak, ale já bych bez svých barviček byla napůl ztracená.

Kromě toho jsem si nastavila e-mailový inbox tak, aby se mi nahoře zobrazovaly vždy nepřečtené maily. Pokud si nějakou zprávu přečtu, ale nechci/nestíhám ji hned zpracovat, mail dám vždy zpět jako nepřečtený a nestane se mi, že bych na něj zapomněla. Budu ho mít pořád na očích, i když už jeho datum nebude nejčerstvější.

Třídění

Když máte všechno pěkně poznamenané a uložené na místech, o kterých máte přehled, přichází druhá fáze, kterou je pravidelné procházení a zpracovávání jednotlivých seznamů a záznamů v nich. Všechny hezky popořádku, nic nevynechat a se vším něco udělat – smazat, hned udělat, delegovat, uložit do úkolů… dokud nebude seznam prázdný.

Jak to dělám já? Snažím se všechny tři seznamy pravidelně procházet a co nejrychleji je zpracovat, aby bylo všechno důležité udělané včas (a i když na něco zapomenete, důležitost se vám připomene nějakou formou sama; pokud už máte půl roku něco poznamenáno ve svém sešitu, ale nic se zatím neděje, pravděpodobně to není až tak důležité, jak jste si původně mysleli). Postupuju při tom následovně:

1. Nejlepší je, pokud můžete věc vymazat a zahodit. Tím zabráníte zbytečnému přehlcení (a že se těch informací ze všech stran valí spousta!) a budete se moct soustředit na to, co je skutečně podstatné a co vás posune dál.
2. Pokud se jedná o nějaký úkol, který nezabere víc jak 2 minuty, snažím se ho hnedka splnit. Než bych úkol uložila do seznamu k dalším úkolům nebo instrukce předala dál, budu mít hotovo minimálně dvakrát.
3. U složitějších a časově náročnějších věcí se nejdřív zamyslím nad tím, jestli není možné úkol předat někam dál. Pokud nejste freelancer, který je sám sobě pánem, ale máte to štěstí, že máte skvělý tým, kterému můžete úkoly delegovat, udělejte to. Ostatní totiž často splní úkol mnohem lépe, protože na to mají lepší schopnosti a/nebo víc času.
4. Další úkoly, které zůstanou na mě, pak přesunu do seznamu svých úkolů.

A tady přichází na řadu Asana, moje (a snad můžu napsat i naše) milovaná aplikace, bez které bych byla už úplně ztracená a v úkolech asi dávno utopená. Asana je skvělým pomocníkem pro správu a řízení úkolů, která se nám moc osvědčila a díky které zvládáme spolupráci nejen v rámci našeho týmu v kanceláři, ale i se všemi externisty. Podobných aplikací existuje samozřejmě velké množství a možná už jste objevili a vyzkoušeli nějakou jinou, která vám vyhovuje. Za nás ale rozhodně můžeme doporučit Asanu. Úkoly se vždy přiřadí konkrétním lidem, takže není pochyb o tom, kdo je má na starosti. Pro větší přehlednost je možné úkoly řadit do projektů a sekcí. Samozřejmostí je nastavení deadlinů (úkoly se mohou i periodicky opakovat). U každého úkolu je prostor pro přidávání komentářů, kde vše řešíte přehledně na jednom místě, do diskuze se mohou zapojit všichni členové týmu, kterých se to týká, a žádná komunikace nezapadne v e-mailech. A je toho ještě mnohem víc, ale to už by bylo spíš na samostatný příspěvek, ódy na Asanu a její funkce bych totiž mohla pět hodně dlouho :D

Plánování

Jakmile máte vytvořený seznam úkolů, je potřeba si v nich udělat trochu pořádek a naplánovat, v jakém pořadí se do nich pustíte.

Jak to dělám já? Na začátku každého týdne si vyberu několik (zpravidla 3–5) větších úkolů, na které se chci nejvíc soustředit. Ty si napíšu na malý papírek, abych je měla pořád na očích a nezapomínala na ně. Kromě toho si každé ráno naplánuji i konkrétní hlavní úkoly na daný den. To jsou věci, které chci splnit v každém případě. Snažím se být při plánování realistická a úkoly si často rozdělím na to, co MUSÍ být splněno, aby byl den úspěšný, a na to, co MŮŽE být splněno, ale když se to nezvládne, svět se nezboří. Kromě toho se pak během dne objevují další malé a neplánované úkoly, které podle potřeby přidám k těm velkým.

Co se týče plánování a organizování času, moc se mi líbí metafora s vázou a tím, jak ji co nejlépe naplnit, pokud máte k dispozici velké kameny, menší kamínky a písek. Aby se do vázy vešlo všechno, nemůžete do ní nejprve nasypat písek. To už by v ní nezbylo žádné místo na kamínky. Pokud ale začnete velkými kameny, pak přisypete ty menší a nakonec vše dosypete pískem, budete mít ve váze zastoupené všechno rovnoměrně. (Je snad jasné, že velké kameny symbolizují hlavní úkoly, na kterých pracujete, menší kamínky ty méně důležité, a písek všechno další, co se během dne nakupí, co často nemá tak velkou prioritu, ale do čeho se většinou bezmyšlenkovitě pouštíme, pokud nemáme nějaký jasnější plán.)

Abychom plánování sladili i v rámci našeho marketingového týmu, každé ráno děláme tzv. stand-up meeting, během kterého každý z nás v rychlosti shrne, na čem bude ten den pracovat. To nám pomůže mít přehled o tom, co dělají ostatní, a zároveň si řekneme, pokud potřebujeme do nějakého řešení zapojit i někoho dalšího.

Kromě toho máme i dlouhodobý marketingový plán, každý měsíc plánujeme strategii pro jednotlivé oblasti (SEO, e-mailing, content, social media, PPC…) a pro sledování pokroku a prioritizaci úkolů máme ještě pravidelné týdenní meetingy pro jednotlivé oblasti.

Tip: Pokud s plánováním začínáte, je dobré postupovat od nejdelších časových úseků a jít „pozpátku“ – rok -> (kvartál) -> měsíc -> týden -> den.

Vykonávání

Posledním a zásadním krokem je naplánované věci dotáhnout. Bez toho by samozřejmě celý systém nemohl být kompletní a všechny plány, seznamy a přehledy by byly jen sněním.

Jak to dělám já? Když si ráno napíšu hlavní úkoly, na které se chci soustředit, hned se pustím do jejich plnění. V ideálním případě neprocházím e-maily, ani neřeším nic jiného. Díky tomu se mi daří během dopoledne alespoň jeden z velkých úkolů zvládnout.

Zásadní pro co nejlepší výsledky je pro mě to, že se vždy soustředím pouze na jednu jedinou věc. Multitasking je sice často opěvovaný, ale z hlediska dlouhodobé efektivity a produktivity určitě není moc prospěšné, pokud rozdělujete svoji pozornost mezi víc věcí najednou a přepínáte mezi více úkoly. V soustředění mi pomáhá i to, že si trackuju čas pomocí aplikace Toggl. Díky tomu nejen vím, kolik času mi úkoly zaberou, ale když do políčka napíšu název úkolu a stisknu tlačítko Start, je to pro mě signál, že nic jiného než daný úkol neexistuje.

Na práci potřebuju svůj klid, takže si užívám první půlhodinu až hodinu pracovního dne, kdy jsem v kanceláři většinou sama. Nevadí mi brzké vstávání a ráda nařídím budík na 6:00, což mi dovolí mít nerušenou chvilku pro sebe, ale také delší odpoledne a volný čas na moje další záliby.

Důležité je také ubránit svůj čas před ostatními. Vaše úkoly by měly být na prvním místě. Pokud se na vás ostatní neustále obrací s dalšími prosbami, zařaďte je pěkně do pořadníku. Nejedná-li se o nic urgentního, dokončete v klidu svůj úkol a teprve pak se přesuňte k tomu, co po vás chtějí ostatní.

Trochu relativizace na závěr

Každému samozřejmě vyhovuje něco jiného a každý máme i jiné potřeby. Záleží na tom, jestli pracujete jako freelancer, na juniorní pozici, kde k vám úkoly proudí většinou shora, nebo jste naopak v roli toho, kdo úkoly předává dál.

Jistě už máte také svoje vlastní systémy. Pokud se vám ověřili a jste s nimi spokojení, rozhodně nic neměňte. Máte-li však pocit, že by se dalo něco vylepšit, snad vám budou moje tipy dobrou inspirací. Jestli vás tento systém oslovil, rozhodně všema deseti doporučuju přečíst knížku Zen a hotovo, nejenom proto, že ji budete mít přelouskanou za jeden večer (vše je maximálně stručné a jednoduché, není v ní ani slovo navíc), ale hlavně proto, že to vážně funguje.

Je pak na vás, jak si vše přizpůsobíte podle sebe a jaké body si z celého systému vyberete. V každém případě vám přeju hodně úspěchů!

A co se osvědčilo vám? Máte nějaké další tipy? Budeme rádi, když se podělíte!

P.S. Zájemcům o knihu z řad Eppi týmu mileráda zapůjčím tu svoji :)

Autor: Katka